In vielen Startups wird der kaufmännische Bereich bei der Gründung erst einmal vernachlässigt und sicherlich gibt es auch viel spannendere Themen. Oft werden die ersten Rechnungen mit Excel oder Word erstellt. Doch gerade die GoBD verlangen von Euch einen sauberen Umgang mit eurer Buchhaltung. Was müsst ihr beachten?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Das deutsche Steuerrecht gilt als eines der kompliziertesten Steuerrechte weltweit. Da das Finanzamt als einige von ganz wenigen Institutionen in Deutschland seine Ansprüche sofort pfänden lassen kann, ist es sehr wichtig, dass ihr eure Pflichten gegenüber dem Finanzamt genau einhaltet.

Die Anforderungen an eure Buchhaltung werden dabei in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz den GoBD, beschrieben.

Im Prinzip setzen sich diese aus den „Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit“ sowie den „Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnung“ zusammen. Klingt kompliziert? Hier die „Übersetzung“ mit Hilfe der Kollegen von Lexoffice:

  1. Nachvollziehbarkeit

    Eure Geschäftsvorfälle müssen anhand von Belegen lückenlos nachvollziehbar sein. Um dies zu gewährleisten, benötigt jede Buchung einen Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss dabei auch Dritten einen Überblick über eure Buchführung geben können (Nachprüfbarkeit).

  2. Vollständigkeit

    Jeder Beleg hat eine Reihe an Informationen zu enthalten. Dazu gehören eine eindeutige Belegnummer, das Belegdatum, der Belegaussteller sowie -empfänger, der Betrag und die Mengenangaben. Außerdem müsst ihr unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für diese Unterlagen einhalten. An eure Rechnungen werden noch weitere Anforderungen gestellt, wie z.B. die Benennung eurer Steuernummer bzw. der Umsatzsteuernummer.

  3. Richtigkeit

    Alle Angaben und Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß erfolgen.  Mit den Belegen sollen schließlich die tatsächlichen Verhältnisse abgebildet werden.

  4. Ordnung

    Alle Geschäftsvorfälle müssen systematisch erfasst, geordnet und abgelegt werden. Nur so könnt ihr die Nachvollziehbarkeit garantieren.

  5. Unveränderbarkeit

    Alle Änderungen oder Löschungen an Dokumenten müssen dokumentiert werden. Bereits verbuchte Vorgänge sind zu archivieren und dürfen nicht mehr verändert werden. Es muss eine durchgängige Protokollkette gewährleistet sein.

  6. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

    Alle Geschäftsvorfälle sind laut GoBD zeitnah zu erfassen. Während Bargeld-Einnahmen beziehungsweise -Ausgaben täglich zu erfassen sind, reicht bei bargeldlosen Transaktionen die Buchung innerhalb von zehn Tagen aus.

Gar nicht so einfach, oder? Und Excel oder Word sind nicht wirklich dazu geeignet, die Anforderungen zu erfüllen. Die Belege sind zumeist veränderbar, auch die fortlaufende Nummernvergabe ist schwierig.

Wenn ihr also bislang keine größere Erfahrung mit steuerlichen Fragen gemacht habt, ist es sinnvoll, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten. Falls ihr selbst keinen geeigneten Steuerberater kennt, lasst euch ein Steuerbüro empfehlen. Fragt zum Beispiel bei Bekannten aus eurer Branche nach, mit welchem Berater sie zusammenarbeiten. Der Steuerberater kann euch dann bei euren steuerlichen Pflichten, bei der Buchführung und beim Jahresabschluss unterstützen.

Ihr habt schon Vorerfahrungen oder ein Steuerberater ist schlichtweg zu teuer?

GoBD-konforme Buchhaltungslösungen

Die meisten Steuerberater arbeiten heute mit der DATEV in Nürnberg zusammen und werden Euch DATEV-online als Tool empfehlen. Es gibt aber auch eine Menge anderer Tools auf dem Markt. Bekannt sind z.B. Lexware oder Addison. Auch eine Reihe von ERP-Anbietern haben Buchhaltungssoftware in ihren Programmen integriert. Nicht zu vergessen die ganzen Plattformlösungen, wie z.B. Felix1, lexoffice, usw.

Mit den meisten dieser Systeme scannt ihr eure Belege ganz einfach per App. Anschließend werden diese automatisch zugeordnet und gesetzeskonform verbucht. Auch Angebote, Rechnungen oder Mahnungen können zumeist GoBD-konform erstellt werden, sodass ihr eure Buchhaltung über ein einzelnes System durchführen könnt. Und das Beste: gerade für Startups gibt es zumeist Einstiegsangebote, sodass ihr die Software bis zu einem Jahr kostenfrei nutzen könnt.

Das ist auf jeden Fall besser, als Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.

Falls ihr weitere Unterstützung – zum Beispiel bei der Organisation eures Startups – benötigt, nutzt euer growr-Netzwerk. Sprecht uns gerne an.

Vielen Dank für diesen Beitrag an unseren Gastautor Heinz Faessen

Heinz Faessen. Bei growr schreibt er regelmäßig zu Fragen rund um die Existenzgründung und zur Betriebswirtschaft

Heinz Faessen ist Inhaber der pro3 innovation consult und begleitet seit mehr als 25 Jahren Unternehmer und Existenzgründer. Vor seiner eigenen Selbständigkeit war Heinz als kaufmännischer Leiter einer Systemhausverbund Gruppe, als Leiter der Betriebswirtschaftlichen Mitgliederberatung einer CE-Verbundgruppe und als Firmenkundenberater in der Sparkassenorganisation tätig. Bei growr schreibt er regelmäßig zu Fragen rund um die Existenzgründung und zur Betriebswirtschaft.