Compliance-Themen werden in Startups gerne einmal vernachlässigt. Und oftmals herrscht die Meinung vor, dass Compliance doch nur ein Thema für größere und etablierte Unternehmen ist. Weit gefehlt und Unwissenheit schützt auch leider nicht vor den Konsequenzen. Deshalb befassen wir uns im Rahmen einer kleinen dreiteiligen Reihe mit den Mindestanforderungen, über die ihr euch auch oder gerade im Startup Gedanken machen solltet. 

Compliance im Startup – ungeliebt aber megawichtig -TEIL 1

Vor einigen Wochen fand im growr-Netzwerk mal wieder ein Compliance-Meetup statt. Doch wie so oft bei diesem Thema waren mehr Berater als Startups in der Runde. Leider. Denn der Gesetzgeber stellt an euch eine Reihe von Anforderungen, die von vielen von Euch gar nicht oder nur unzureichend erfüllt werden. 

Dabei habt ihr euch beim Start eures Unternehmens für eine Gesellschaftsform, oft sogar zur Gründung einer Kapitalgesellschaft (z.B. UG, GmbH, GmbH & Co.KG) entschieden. Ihr habt den Gesellschaftsvertrag unterschrieben, Kontoverbindungen eingerichtet und vieles mehr. 

Es ist verständlich, dass ihr danach durchstarten und euer Produkt auf den Markt bringen wollt. Doch das Finanzamt und der Gesetzgeber haben da eigene Vorstellungen, z.B. welche Kontrollmechanismen in jedem Unternehmen vorhanden sein müssen. Also nicht nur in großen Kapitalgesellschaften, sondern selbst bei jedem kleinen Einzelunternehmen und jeder kleinen GbR. Und bei einer Kapitalgesellschaft handelt es sich dann sogar um eine „Profi-Rechtsform“, die an Gesellschafter und vor allem an die Geschäftsführer eine Menge weiterer Anforderungen stellt. 

Wir haben euch deshalb einmal zusammengestellt, zu welchen Themen ihr euch grundsätzlich Gedanken machen solltet. Die gute Nachricht vorab: die getroffenen Regelungen helfen euch auf jeden Fall bei der Skalierung, beim Controlling und beim Reporting. Gerade für junge Unternehmen und Gründer können sich so von Anfang an Türen öffnen, die für andere verschlossen bleiben. Stichwort: Vertrauen schaffen bei (Risiko-) Kapitalgebern und Geschäftspartnern. Zweites Stichwort: Reputationsmanagement im Allgemeinen.

Im heutigen ersten Teil geht es um die allgemeinen Fragestellungen. In den beiden nächsten Teilen beschreiben wir euch dann, wie ihr ein eigenes kleines Managementsystem aufbauen könnt, in dem ihr alle an euch gestellten Anforderungen ohne allzu großen Aufwand lösen könnt. 

Warum ist Compliance gerade für Startups wichtig?

Die Bandbreite der Vorschriften für Unternehmen ist enorm: vom Steuerrecht über Rechnungslegungs- und Bilanzierungsvorschriften, Regelungen zum Arbeits- und Umweltschutz bis hin zur Frage, ab wann Aufmerksamkeiten der Vertriebsmitarbeiter für Kunden den Tatbestand der Korruption erfüllen. Hinzu kommen Datenschutz und Informationssicherheit. Insgesamt lauft ihr bei der Gründung in Deutschland gegen rund 200 Rechtsvorschriften, die beachtet werden sollen.

Ob nun inhabergeführter Web-Shop, Webdesign-Startup mit zehn Angestellten oder etablierte Gründung mit sechsstelligem Umsatz: Das Strafrecht differenziert nicht nach Unternehmensgröße oder -alter. Gerade Startups haben aber nicht die finanziellen Mittel, um die drohenden Strafen bezahlen zu können. Die Netze der Verfolgungsbehörden werden dagegen immer enger: Immer bessere und schnellere Informationsmöglichkeiten durch die Vernetzung der Behörden untereinander sorgen für immer effizientere Kontroll-, Erforschungs- und Ermittlungsarbeit der Strafverfolgungsorgane.

Die gute Nachricht:

Compliance muss gerade in Startups kein unbezahlbarer Luxus sein. Bereits die einfache Begutachtung der Risiken durch Überprüfung der regelmäßigen Geschäftsprozesse kann große Sicherheit bringen. Und eine weiterführende externe Betrachtung der Geschäftsprozesse schafft Gewissheit in Bezug auf die Legalität des eigenen Verhaltens sowie Vertrauen der Geschäftspartner und Investoren

Was ist auf jeden Fall zu betrachten?

Schaut euch zunächst einmal an, welche speziellen Vorschriften in eurer Branche gelten. Auf dem Bau sind andere Rechtsnormen wichtig als z.B. in einer Werbeagentur.

Unabhängig davon gelten für jeden Unternehmer die Regelungen und somit die Risiken des Steuerrechts, des Arbeitsrechts, des Wettbewerbsrechts sowie das gewerbliche Schutzrecht. Hinzu kommen die Betrachtung von Kartellrecht, Vermögensschutz, Datenschutz und Informationssicherheit. Eine gute Grundlage zur Erstellung eines Managementsystems findet ihr im Deutschen Corporate Governance Kodexoder auch in der CHECKLISTE COMPLIANCE IN KRISENSITUATIONEN vom Deutschen Institut für Compliance.

Schauen wir uns einige wesentliche Themen konkreter an: 

Steuern und Finanzen

Das Finanzamt prüft insbesondere die Abgabe richtiger Steuererklärungen, vor allem der Umsatzsteuer. Eine gut aufgestellte Buchhaltung kann hier sehr hilfreich sein. Viele nutzen zum Start Programme wie Sevdesk, Haufe, Datev-online oder ähnliche. Die helfen schon einmal sehr gut beim Aufbau sauberer und Compliance-gerechter Prozesse. Im Bereich der Finanzen geht es um eine saubere Finanzierungs- und Liquiditätsplanung sowie z.B. um die Bonitätsprüfung von Kunden und Lieferanten. 

Das Finanzamt möchte dabei eine saubere Ablauforganisation nachgewiesen bekommen und fordert deshalb von jedem Unternehmen in Deutschland ein sogenanntes Internes Kontrollsystem (IKS). Dabei handelt es sich im Wesentlichen um den Nachweis, dass wichtige Prozesse im Unternehmen einer doppelten Prüfung („Vier-Augen-Prinzip“) unterliegen. So unterliegen z.B. Warenbestände regelmäßig einer Inventur. Mit einem IKS soll auch der Vermögensschutz der Gesellschafter gesichert werden. 

Sicherung der Geschäftsgeheimnisse

Hier handelt es sich um einen gerade für Startups sehr kritischen Punkt. Es geht zum einen darum, sich keine Geschäftsgeheimnisse von Dritten zusenden zu lassen oder gar zu nutzen. Dabei wäre es doch so praktisch, wenn man die Kalkulationsgrundlagen des Mitbewerbers oder die Produktionskosten des Lieferanten kennen würde. Doch hiervon ist tunlichst abzusehen. Gerade das Onboarding neuer Mitarbeiter, die aus der Branche zu euch wechseln, benötigen entsprechende Spielregeln. 

Geheimnisverrat kann aber auch von euren Mitarbeitern erfolgen. Deshalb sollten On- und Offboarding-Prozesse geschaffen werden, in denen Vertraulichkeit, Datenschutz und falls erforderlich sogar ein Wettbewerbsverbot klar geregelt sind. 

Die meisten Anzeigen gegen Unternehmen erfolgen zumeist anonym durch entlassene Angestellte, betrogene oder verlassene Partner/Ehegatten. 

Datenschutz

Nicht erst seit der Neuregelung der DSGVO hat der Datenschutz einen hohen Stellenwert. Doch mit den Sanktionen der DSGVO wird ein Verstoß gleich noch schärfer geahndet. Viele von euch haben im Tagesgeschäft mit den Regelungen zu tun, weshalb wir an dieser Stelle auf eine ausführlichere Darstellung verzichten. ABER: Datenschutz hat auch beim Aufbau von Compliance-Strukturen eine hohe Priorität.

Informationssicherheit

Gleiches gilt für die Informationssicherheit und die Abwehr von Cyber-Risiken. Wahrscheinlich ist jeder von euch schon Angriffsziel von Attacken gewesen, selbst wenn man es gar nicht mitbekommen hat. Die Informationssicherheit wird darüber hinaus immer wichtiger, weil Kunden aus den sogenannten Kritischen Bereichen (KRITIS), wie z.B. Energieversorger, Krankenhäuser, Kommunale Einrichtungen etc. nur von Unternehmen beliefert werden dürfen, die eine entsprechende Informationssicherheit nachweisen können. 

Umgang mit Geschäftspartnern

Das gemütliche gemeinsame Feierabendbier hier, das kleine Weihnachtsgeschenk dort…. Es gibt zwischenzeitlich klare Regeln, ab wann eine Aufmerksamkeit zu versteuern ist oder gar als Bestechung gilt. Auch hier solltet ihr klare Regeln schaffen. Wie diese aussehen können, beschreiben wir euch im nächsten Teil unserer Reihe. 

Kartellrecht

Was soll ein kleines Startup mit dem Kartellrecht zu tun haben? Doch gerade eure Mitgliedschaften in Verbänden und Organisationen sind zu prüfen. Und beim Kartellrecht geht es oftmals auch um eine regional begrenzte Betrachtung des Machteinflusses. Schaut auch auf eure Partnerschaften. Gibt es ggfs. gemeinsame Bonusbetrachtungen? Oder verdient ihr an Provisionen eines marktbeherrschenden Unternehmens? 

Arbeitsrecht

Gerade in Startups arbeitet man gerne mit Freelancern zusammen. Das Thema der Scheinselbstständigkeit ist hier zwingend zu prüfen. Ein weiteres Thema: Das SchwarzArbG sanktioniert Verstöße gegen Melde- und Anzeigepflichten gegenüber Sozialversicherungsträgern bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen als Ordnungswidrigkeit. Der Bußgeldrahmen: Bis zu 300.000,00 € nach dem SchwarzArbG, bis zu 500.000,00 € nach dem Sozialgesetz.  

Zahlungsverkehr / Geldwäsche

Bargeschäfte sind zwingend zu prüfen, auch eure Lieferketten solltet ihr euch genau ansehen. Hat zum Beispiel einer eurer Geschäftspartner das berühmte Konto auf den Cayman Islands?

Know your partner ist das Stichwort, Unterstützung findet ihr im sogenannten Transparenzregister. Und beachtet bitte auch, dass das Lieferkettengesetz umgesetzt wird….

Zwei Anmerkungen zum Schluss: 

Compliance ist Chefsache. Und:

Das Regelwerk muss zur Größe des Unternehmens passen. Ihr braucht trotz der an euch gestellten Anforderungen keine Sorge haben, dass ihr ein Managementsystem wie Großunternehmen bauen müsst. 

Und wie ihr das machen könnt, beschreiben wir in den nächsten beiden Teilen unserer kleinen Serie.

Ein kleines Compliance-Management-System kann so eine große Wirkung erzielen und euer gesundes Unternehmenswachstum absichern. Falls ihr euch den Aufbau alleine nicht zutraut, sprecht gerne eure Berater oder auch uns an…

Heinz Faessen. Bei growr schreibt er regelmäßig zu Fragen rund um die Existenzgründung und zur Betriebswirtschaft

Heinz Faessen ist Inhaber der pro3 innovation consult und begleitet seit mehr als 25 Jahren Unternehmer und Existenzgründer. Vor seiner eigenen Selbständigkeit war Heinz als kaufmännischer Leiter einer Systemhausverbund Gruppe, als Leiter der Betriebswirtschaftlichen Mitgliederberatung einer CE-Verbundgruppe und als Firmenkundenberater in der Sparkassenorganisation tätig. Bei growr schreibt er regelmäßig zu Fragen rund um die Existenzgründung und zur Betriebswirtschaft.

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